Diller:
Linkler
SambaPOS programında ödenmez tabir edilen tutarlar ayrı iç kullanım hesapları açılarak tıpkı bir cari hesap gibi takip edilirler. Bu yazımızda hem cari hesap hem de ödenmez tutarların nasıl takip edilebileceğini inceleyeceğiz.
SambaPOS tamamen kendi çalışma şeklinize uyarlayabileceğiniz bir programdır. Bu nedenle bazı özellikler ilk kurulumda karşınıza gelmese bile bunları siz ekleyebilirsiniz. Bu yazı SambaPOS'un bu özelliklerini tanıtması açısından da önemli. Bu yazıda öğreneceğiniz teknikleri kullanarak çok farklı uygulamalar geliştirebilmeniz de mümkün. Şimdi çeşitli SambaPOS özelliklerini kullanarak SambaPOS'a hesap takibi özelliğini nasıl ekleyebileceğinizi görelim.
Öncelikle takip edeceğimiz hesaplar için 4 ayrı iç kullanım hesabı tanımlıyorum. İç kullanım hesabı olarak tanımladığım hesaplar borçlu, alacaklı müşteri hesapları arasında görüntülenmezler. Bunun için hesabı açarken “İç Kullanım” kutucuğunu işaretliyorum.
Patron, Müzisyen, Personel ve Devlet Erkanı olarak 4 ayrı hesap tanımladım. Aslında tüm ödenmezleri tek bir hesap altında da takip edebilirim ancak bunları ayırmam daha doğru takip yapmamı sağlar. Bazen personel veya patron hesapları için her kişiye ayrı hesap tanımlamak da faydalı olabilir.
Hesaplarımı oluşturdum. Artık herhangi bir adisyon içinde Müşteri Seç komutu verip adisyonu bir hesaba bağlayabilir ve Açık Hesap olarak adisyonu kapatabilirim. “İç kullanım hesapları” raporu gerekli takibi yapabilmemizi sağlayacaktır.
Bu işlemi daha pratik yapabilmek hem de raporları daha sağlıklı alabilmek için iki yöntem kullanıyoruz. Şimdi her iki yöntemi de inceleyelelim.
Adisyon etiketleri herhangi bir adisyonu herhangi bir şekilde etikletleyerek o adisyonu farklı bir şekilde gruplandırmamı sağlıyor. Adisyon etiketleme yöntemi ile takip yapabilmek için öncelikle adisyon etiketlerini tanımlayalım. Ayarlar > Adisyon Etiketleri altından yeni bir adisyon etiketi grubu tanımlayarak başlıyoruz.
Adisyon etiketi adını Cari olarak tanımlıyorum ve bu etiketlerden biri seçildiğinde daha rahat görebilmek için düğme rengini “Kırmızı” olarak seçiyorum. 4 tane alt etiket tanımlıyorum ve açtığım 4 iç kullanım hesabını bu etiketlere bağlıyorum. Burada Adisyon etiketi olarak “Patron” seçildiğinde adisyonun “Patron” isimli hesaba bağlanacağını belirlemiş oluyoruz.
Dikkat ettiyseniz “Devlet Erkanı” olarak tanımladığım hesabı “Kamu” isminde bir etikete bağladım. Yani bire bir aynı isimde isimlendirmeniz gerekmiyor.
Bu adisyon etiketini hangi departmanlarda kullanmak istiyorsam o departman kayıtları içinden seçmem gerekiyor. Ekran görüntüsündeki gibi “Adisyon Etiketleri” bölümünden Cari adisyon etiketlerini listeye ekliyorum.
Bu şekilde adisyonların içine Cari isminde bir düğme eklemiş oldum. Herhangi bir adisyonda bu düğmeye tıklayarak adisyonu bir hesaba bağlayabilirim.
Cari düğmesine tıkladığımda tanımladığım etiketler geliyor.
Müsizyen düğmesine tıklıyorum ve adisyonum hem “Cari” olarak etiketlenmiş oluyor hem de etiketleri tanımlarken belirlediğim gibi “Müzisyen” iç kullanım hesabına otomatik olarak bağlanıyor. Tabii düğme rengini “Kırmızı” olarak belirlediğim için de düğme rengi kırmızı renge dönüşüyor.
Ödeme alma sayfasına girdiğimde ödemeyi “Açık Hesap” olarak kapatarak işlemi tamamlıyorum.
Adisyon etiketlerini tanımladığım sayfadan “Müzisyen” düğmesine tıklandığı anda ödeme ekranına geçilecek şekilde de ayarlama yapabilirim. Bazı çalışma şekillerinde bu şekilde pratikliği daha da arttırabiliriz.
Bu işlemler sonucunda Gün Sonu Raporuna bir alan daha otomatik olarak eklenecek. Cari grubu altında hangi hesaba ne kadar aktarıldığını görebileceğiz. Burada kaç adisyonu Cari olarak etiketlediğimizi ve toplam tutarları görebiliyoruz.
Bu hesaplar eğer ödeme hiç alınmayacaksa gün sonu raporundan “ödenmez” olarak takip edilebileceği gibi zaman zaman ödeme alınıyorsa da bakiye iç kullanım hesapları raporundan takip edilebilir.
Masa üzerinden Cari hesap takibi bazı kullanıcılarımızın beğenerek kullandığı bir özellik. Bu yöntemde özel bir masaya adisyon açıldığında o adisyonu otomatik olarak belli bir cari hesaba bağlamak ve etiketlemek istiyoruz.
SambaPOS'u “Kurallar ve Eylemler” özelliklerini kullanarak her tür çalışma şekline uyarlayabilmeniz mümkün. Bu özelliklerden faydalanarak SambaPOS'a bizim de önceden düşünmediğimiz özellikler kazandırabilirsiniz. Bu bölümde hesap takip yöntemini oldukça basitleştirecek bir teknik göstereceğim. Öncelikle eğer önceden tanımlamadıysanız kullanacağınız hesapları ve adisyon etiketlerini önceki bölümde gösterildiği şekilde tanımlayın.
Masa kayıtlarının içine her hesaba karşılık gelecek 4 tane masa ekliyoruz.
Masalar örnekteki gibi topluca eklenebiliyor.
Yeni bir masa görünümü ekliyoruz ve bu 4 masayı masalar arasından seçiyoruz. Sadece 4 masa olacağı için görünüm modunu “Özel” olarak belirliyorum çünkü masa düğmelerinin görüntüsünü ben ayarlamak istiyorum. Bunu nasıl yapacağınız ile ilgili Videolar sayfasından geniş bilgi alabilirsiniz.
Masa görünümünü kaydettikten sonra yeni bir Eylem tanımlamak için Ayarlar > Eylemler linkine tıklıyorum. Bu eylemi otomatik olarak bir masaya hesap atamak için kullanacağım. Ekran görüntüsündeki gibi tanımlamamı yapıyorum.
Adisyonu otomatik olarak etiketlemek için bir eylem daha ekliyor ve bunu da örnekteki gibi tanımlıyorum. Cari etiketini seçiyorum ve değerini kural içinden vereceğim için parantez içinde [Cari Hesap] olarak yazıyorum.
Patron masasına açılan adisyonu otomatik olarak Patron hesabına bağla diyebilmek için bir kural ekleyip tanımladığımız eylemleri kurala bağlamamız gerek. 4 masamız, 4 hesabımız ve 4 etiketimiz olduğu için 4 tane kural tanımlayacağız. Yeni bir kural açıyoruz. Olay adı olarak “Adisyon yeri değişti” seçiyoruz. NewLocation (Masa) alanına Patron yazıyoruz. SambaPOS'a Patron masası seçildiğinde birşey yapmasını istediğimizi söyledik. Şimdi de ne yapması gerektiğini söyleyelim. Eylem Seç linkine tıklayalım ve tanımladığımız iki eylemi seçelim.
Ekrandaki gibi iki mavi kutu şeklinde eylemlerimiz kuralın içine eklenmiş oldu. Adisyona Cari Hesap Seç eylemini köşedeki oka tıklayıp genişletelim ve içini Patron hesabını tanımladığımız şekilde dolduralım. Telefon kısmına “Patron” hesabını tanımlarken hangi numarayı yazmışsak o numarayı yazacağız.
Son olarak Adisyonu Cari hesap olarak etiketle kutucuğunu genişletelim ve ekran görüntüsündeki gibi etiket ismi olarak “Patron” yazalım.
Bu kural sadece Patron masası için çalışacak. Diğer 3 masa için de benzer şekilde 3 kural daha eklememiz gerekiyor.
Artık işimiz oldukça kolaylaştı. Cari masa görünümü seçerek masalarımızı listeleyelim. Hatırlarsanız görünümü tanımlarken “Özel Görünüm” seçmiştik. Ben düğmelerimizi örnekteki gibi yerleştirdim.
Şimdi Patron masasına tıklayarak yeni bir adisyon açalım. Yaptığımız bu ayarlar sonucunda Adisyon otomatik olarak Cari:Patron olarak etiketlendi ve patron hesabına da bağlandı.
Artık Patron isimli masadan açılan veya bu masaya taşınan tüm adisyonlar otomatik olarak “Patron” hesabına bağlanmış olacak ve otomatik olarak etiketlenecek. Görüldüğü gibi adisyona ayrıca “Cari” butonu eklemeye de ihtiyaç kalmamış oldu.
Bu adisyonu da “Ödeme Al” ekranından “Açık Hesap” diyerek kapatabilirim.
Yine raporlarımda bu masalar üzerinden işlediğim adisyonları ayrıca görebileceğim.
SambaPOS'un ileri seviye özelliklerini gösterebilmek istediğim için biraz uzun bir yazı oldu. Adisyon etiketleme ve Kural tanımlama konuları ile daha farklı neler yapabileceğinizi öğrenmek için diğer dökümanlarımızdan faydalanabilirsiniz.
