Bu dökümanda SambaPOS 2.08 sürümü ile gelen Stok ve Maliyet izleme özelliklerini inceleyeceğiz. Birkaç konuya dikkat edildiğinde stok ve maliyet sistemi kolaylıkla uygulanabilmektedir. Öncelikle dikkat etmemiz gereken noktaları sıralayalım.

• “Stok” yapısı satış yapmak için tanımladığınız “ürün” yapısından farklıdır. “Stoklar”, “Ürün” kartlarından ayrı olarak tanımlanır. Ürünler ve stoklar reçeteler ile ilişkilendirilir. Örneğin kola, fanta, zero, light kola gibi ürünler için ayrı ayrı stok kartları açabileceğiniz gibi tümünü bir tane “kutu içecek” stok kartı üzerinden takip edebilmek de mümkün.
• Tüm ürünlerin stoklarını takip etmek diye bir şart yok. Hangi ürünleri stoklarla ilişkilendirirseniz stok takibi sadece o ürünler için yapılır.
• Stoklarımızı “Alım Fişi” kullanarak giriyoruz. Alım fişi resmi karşılığı olmayan sadece stoklarımızı arttırmak ve alım fiyatlarımızı belirlemek için kullandığımız bir belgedir.
• SambaPOS üretim mantığında Reçetede tanımlanan miktarlar “kesin miktarlar” değildir. Örneğin “pide” reçetesinde 10gr domates, “garnitür” reçetesinde de 40gr domates kullanılır dediniz. Dönem içinde 100 pide ve 100 garnitür sattığınızda stoklardan otomatik olarak 5kg domates düşecektir. Ancak gün sonunda sayım yaptınız ve gördünüz ki aslında 6kg domates harcanmış. Domatesler çürük çıkmış olabilir, usta domatesi bol bol kullanmış olabilir, domateslerin bir kısmı yere düşüp ziyan olmuş olabilir. Zaten kuyumcu terazisi kullanmıyorsak her porsiyona 10gr domates harcayabilmek çok zor iştir. Sebep her ne olursa olsun bu aradaki farkın domates kullandığınız ürünlere geri yansıtılması gerek. İşte yaptığımız 10gr ve 40gr tanımları asıl olarak burada anlamlıdır. 1kg domates fark maliyetinin %20'si 10gr domates kullandığınız ürünün, %80'i ise 40gr domates kullandığınız ürünün maliyetine yansır. Yani reçetelerde tanımladığınız miktarlar o gün tüketilen stokların hangi oranlarda maliyetlere yansıtılacağını belirler. Bu mantık yarı mamül üretimi zorunluluğunu ortadan kaldırdığı gibi çok basit bir mantıkla hatasız maliyet takibi yapılabilmesini sağlar.

Basit bir örnek ile bunları açıklayalım. Sıfır SambaPOS kurulumu üzerinden örnekleme yapacağım. Önce stok kartlarımızı açacağız.

Yönetim > Ürünler > Stoklar > Yeni Stok Ekle komutu ile kullanacağımız stok kartlarını açıyoruz. Örnek olarak İskender ürününe reçete hazırlayacağım için iskender üretirken kullanacağım birkaç tane stok açacağım. Stok açarken dikkat edeceğim nokta birim tanımları. Ana birim bu stoğu bölebileceğim en küçük birimdir. Hareket birimi ise normalde kullanılan birimdir. Eğer sadece Ana Birim kullanacaksam Hareket birimini boş bırakmam ve çarpan değerini 0 bırakmam gerekiyor. Kaydet dedikten sonra aynı şekilde “Yoğurt” ve “Pide” adında iki stok daha tanımlıyorum.

Pide stok kartını açarken birimleri böyle tanımladım. 1.5 iskender reçetesi tanımlarken 1.5 adet pide demek yerine 3 yarım pide diyebilmek için böyle yaptım. Sadece ana birimi adet tanımlayarak reçetede miktar olarak 1.5 da diyebilirim. Birim kullanımını daha iyi anlatabilmek için örneği böyle yapıyorum.

Stok kartlarını açarken vereceğimiz grup kodları rapor alırken stokları grup bazında değerlendirmek açısından faydalı olacaktır.

Örneği basit tutmak için şimdilik stok tanımlarımı bu şekilde bırakıyorum. Şimdi Ürünler > Reçeteler > Reçete Ekle diyerek reçete tanımlamamızı yapalım.

Reçete Adına “İskender Reçetesi” dedim. Ürün kısmına iskender yazıp “tab” tuşuna bastığımda program iskender ürün kartında tanımlı porsiyonları çekerek Porsiyon seçeneklerini doldurur. Eğer porsiyonlar gelmiyorsa ürün adını doğru yazdığınızdan emin olun. Kullanılan stoklar bölümüne “stok ekle” komutunu kullanarak stoklarımızı ekliyor ve kullanılan miktarları belirliyoruz. Dikkat edilirse stok kartında ana birimi “yarım” olarak yazdığım için Pide stoğunun miktarını belirlerken 2 yarım olarak belirledim. Bu 1 adet pideye karşılık gelecek.

Reçetemi kaydederek işlemi tamamlıyorum. Yapmam gereken tanımlar bu kadar.

Eğer önceden yapmadıysak “Gün Başı” yapalım ve bir alım fişi oluşturalım. Alım fişi stoklarımıza giriş yapmak için kullandığımız belgedir. Gün başı yapmadan alım fişi oluşturamayız.

Alım Fişleri > Alım Fişi Ekle komutunu vererek yeni bir alım fişi oluşturalım

Herhangi bir belge numarası veriyoruz ve giriş yapmak istediğimiz ürünleri “Satır Ekle” komutu ile veya “insert” tuşu ile ekliyoruz. Miktarları ve alış fiyatları yazdıktan sonra “Kaydet” diyerek belgemizi kayıtlara geçiyoruz. Pide satırına dikkat ederseniz Birim “Yarım” değil “Adet” olarak geliyor çünkü Hareket Birimini “Adet” olarak tanımlamıştık.

Şimdi POS ekranımıza geçelim ve bir adisyonda 5 adet iskender satarak adisyonumuzu kapatalım. 5 adet iskender sattığımızda reçede ilişkilendirilen stoklardan belirlenen miktarlarda düşecektir ancak henüz gün sonu yapılmadığı için bu miktarlar raporlarımıza yansımaz.

Gün sonu belgeleri her gün sonu yaptığınızda otomatik oluşan belgelerdir. Bu belgeler o dönem gerçekteşen stok ve maliyet miktarlarını kesinleştiren belgelerdir. Gün içinde anlık stok ve maliyet değerlerini inceleyebilmek için de bu belgelerden faydalanabiliriz.

Ürünler > Gün Sonu Belgeleri > Gün Sonu Belgesi Ekle komutu ile bir gün sonu belgesi oluşturalım.

Burada yaptığımız alım işleminin ve sattığımız 5 iskenderin sonucunda ortaya çıkan tabloyu görebiliriz. Dikkat edilirse Tahmini Seviye sütununda stoklarımızda olması gereken miktarları görmekteyiz. Eğer gün sonunda fiili stoklarımız ile buradaki miktarlar arasında fark varsa bu farkı Fiili seviye sütünunda belirtebileceğiz.

Maliyetler sayfasında ise iskender ürününün maliyetini görebiliriz. Bu sayfaya gün sonu yaptığımızda tekrar döneceğiz. Normalde bu belge gün sonu yaptığımızda otomatik olarak oluşacağı için şimdilik bu sayfayı kapatabiliriz. Gün sonu belgesi listemiz şu an için boş çünkü henüz gün sonu yapmadık. Bu belgenin çalışmasını görebilmek için hemen bir gün sonu yapalım ve durumu inceleyelim.

Gün sonu yapınca “Gün Sonu Belgesi” de otomatik olarak oluştu. Bu belgenin üzerine çift tıklayarak açalım. 5 porsiyon iskender için 600GR döner eti kullanıldığını ve stoklarımızda 9,4 KG döner eti kalmış olması gerektiğini görüyoruz. Diyelim ki eti tarttık ve 9 kilo olduğunu gördük. Döner eti satırında bulunan Fiili Seviye sütununa 9 yazdığımızda hem stoğu 9kg'ye düşürmüş olacağız hem de aradaki 400gr fark iskender maliyetine yansıyacak.

Şu an sadece İskender ürünümüz olduğu için durum böyle. Döner eti kullanan başka ürünlerimiz de olsaydı fark maliyeti bu ürünlere kullanım oranı nispetinde yansıtılacaktı. Yaptığımız bu değişikliğin maliyete nasıl yansıdığını görmek için “Maliyetler” sayfasına geçelim.

Görüldüğü gibi reçetemizde verdiğimiz değerlere göre iskender maliyeti 2,97 TL olması gerekirken 4,25 oldu. Aradaki bu fark 400gr döner eti maliyetinin iskender ürününe yansıtılması nedeniyle oluştu.

Kaydet diyerek belgemizi kaydettiğimizde stok ve maliyet rakamlarını sabitlemiş oluyoruz. Artık yeniden gün başı yaptığımızda stok ve maliyet değerleri bu belgedeki değerler üzerinden hesaplanacak.

Bu durumda maliyet raporu aldığımızda maliyet rakamının reçetede tanımlanan miktar üzerinden değil stok seviyelerimizde belirlediğimiz miktarlar üzerinden hesaplandığını görebiliriz.

Günlük bazda maliyetini takip etmek istediğimiz stokların her gün sonunda sayımını yaparak ilgili rakamları belirtmemiz faydalı olacaktır. Önemli maliyet farkı oluşturmayacak stoklarını sayımlarını haftalık veya aylık da yapabilirsiniz ama sayım farkları sayımın yapıldığı günün maliyetlerini etkileyeceği için aylık sayılan ürünlerin maliyetini aylık bazda değerlendirmeniz gerekir.

Hemen gün başı yapalım ve yeni bir gün sonu belgesi daha oluşturarak stok durumuna göz atalım

Görüldüğü gibi önceki dönemden 9kg “döner eti” devir olmuş. Bu dönem gireceğiniz alım fişleri “Alımlar” sütununda, yapılan satışlardan kaynaklanan düşümler ise “Stok Kullanımı” sütununda görüntülenecektir.

Burada dikkat edilmesi gereken husus Fiili Seviye sütunun eğer bir değişiklik yoksa boş bırakılmasıdır. Buraya 0 (sıfır) girerseniz “stok bitti” anlamına gelir. Boş bırakılması “sayım tutuyor” anlamına gelir.

Aslında stok ve maliyet takibi için stok kartlarını ve reçeteleri tanımlamak dışında ekstra bir iş yapmaya gerek kalmıyor. SambaPOS gerekli veriyi otomatik olarak oluşturuyor. Siz sadece sayım yaptığınız zaman oluşan “gün sonu” belgelerine elinizde kalan stokları işliyorsunuz.